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Ged Workflow



Laserfiche Workflow Suite™

Laserfiche Workflow Suite foi concebido fortemente apoiado nesse conceito. O Laserfiche Workflow Suite aumenta a produtividade através da automação dos processos de trabalho centrados em documentação. Uma intuitiva interface gráfica provê modelagem fácil do processo de trabalho.

Os problemas com tráfego de papeis

Os trabalhadores inteligentes da sua empresa procuram por informações, trabalham, movem e arquivam-as diariamente. Esse processo, de procura, emissão de fax, fotocópias e entrega manual é caro e consome muito tempo. As ineficiências do processo desviam sua equipe do ponto crítico do negócio, que é tornar produtivo o uso das informações.

Tome decisões ao invés de fazer cópias

Um fluxo de trabalho bem sucedido automatiza essa confusão de papeis, direcionando eficientemente informações para as pessoas certas sendo ainda flexível o suficiente para lidar com exceções às regras. Economiza tempo e dinheiro ao reduzir a quantidade de fotocópias, entrega manual e etc. Ele automaticamente lembra a equipe das tarefas solicitadas e notifica os supervisores das ações tomadas e não tomadas. Ele não trata a sua equipe como postos na linha de montagem, mas sim como trabalhadores inteligentes responsáveis cujo tempo é melhor utilizado tomando decisões do que tirando cópias.

Laserfiche Workflow Suite

O Laserfiche Document Imaging entende que mesa de um trabalhador inteligente é um centro de trabalho de onde o profissional recupera, utiliza e dissemina informações. O Laserfiche Workflow Suite está projetado considerando fortemente esse conceito. O Laserfiche Workflow Suite melhora a produtividade ao automatizar processos de trabalho centrados em documentos. Uma interface gráfica intuitiva providencia uma fácil modelagem e alinhamento do processo de trabalho. Os serviços de envio e notificação garantem um fluxo de trabalho sem problemas apesar de erros ou descuidos do usuário. O Workflow Suite providencia a eficiência e segurança do envio e monitoração baseado em regras enquanto ainda aceita participações diretas no ambiente do fluxo de trabalho.

Destaques do Laserfiche Workflow Suite

Modela processos de trabalho facilmente, através da sua interface intuitiva. Automatiza a confusão de papéis com serviços de envio eficientes. Melhora a responsabilidade com a opção de Auditoria de Rastreamento Avançada. Efetividade baseada em regras, mas suficientemente flexível para trabalhadores inteligentes usarem o seu julgamento.

Providencia a estabilidade e a facilidade de uso compartilhadas por todos os sistemas Laserfiche. Parte de uma família comprovada de soluções de gerenciamento de documentos. Identifica e libera os gargalos do trabalho.

A interface gráfica intuitiva permite que os administradores façam um modelo visual dos processos de trabalho na empresa. Este modelo torna fácil a visualização de procedimentos de envio de documentos redundantes e dispendiosos. O seu Administrador de Sistemas pode então projetar sistemas de envio baseados em regras que façam o alinhamento de procedimentos de manuseio de documentos sem colocar restrições indevidas na maneira como a sua equipe trabalha.

Deixe a informação encontrar você

O serviço de envio do Laserfiche Workflow Suíte copia e move documentos através da sua rede de computadores, assim você não tem que fazer isso. Baseado em regras definidas pelo administrador, enquanto ainda permite decisões diretas, o Workflow Suíte coloca os documentos nas mãos dos tomadores de decisão quando eles precisam delas. A sua equipe perde menos tempo procurando por informações e mais tempo agindo nelas.

Mantenha uma produtividade constante

Administradores de Sistemas e Gerentes de Registros muito ocupados, com equipes muitas vezes espalhadas por diversos prédios, precisam de uma maneira efetiva para garantir a movimentação eficiente de documentos em tempo e de acordo com os procedimentos. O Laserfiche Workflow Suite providencia notificações automáticas via e-mail quando eventos específicos, como a colocação de um documento numa pasta ou a alteração de uma ficha de indexação, ocorrem ou não ocorrem na sua base de dados Laserfiche.

Isto mantém os supervisores por dentro dos acontecimentos e mantém o trabalho em movimento, apesar de uma equipe geograficamente dispersa ou ausente.

Melhore a eficiência e a responsabilidade

A opção de Auditoria de Rastreamento Avançada monitora e providencia relatórios customizados das atividades do usuário. Os supervisores podem revisar a performance dos operadores de scanner por exemplo, ou ter certeza de que usuários tendem a trabalhar com um número determinado de documentos por dia. A Auditoria de Rastreamento Avançada combinada com as notificações automáticas, oferece uma forte assistência para os supervisores monitorarem a eficiência e garantirem a conclusão de um projeto.

O seu administrador de sistema utiliza o Administrador de Distribuição de Trabalho para modelar os procedimentos da sua empresa e estabelecer regras de envio para direcionar os documentos por toda a empresa. Esta configuração, enquanto efetivamente move os documentos para as pessoas certas, não proíbe o fluxo de trabalho não planejado. Por exemplo, se uma pessoa com a autorização necessária precisar procurar por um documento e arrastá-lo para a pasta de outra pessoa, o Workflow Suíte irá ajustar essa necessidade prática.

O Agente de Distribuição de Trabalho segue essas regras para mover documentos para a pasta de outra pessoa ou copiar documentos que precisam ser revisados em diversos locais. Quando o Agente de Distribuição de Trabalho detecta um evento especificado pelo Administrador de Distribuição de Trabalho – por exemplo um supervisor indica “aprovado” em um campo de indexação – o Agente realiza as ações de cópia ou movimentação necessárias.

O serviço de notificação automaticamente envia um e-mail para a equipe apropriada quando determinados eventos acontecem. Um supervisor pode ser notificado, por exemplo, quando um membro da equipe abre um certo documento. Um marcador de tempo também permite que um supervisor seja notificado se o documento permanecer fechado por um período específico de tempo.

A opção de Auditoria de Rastreamento Avançada providencia serviços de monitoramento adicionais para segurança e fluxo do trabalho. A Auditoria de Rastreamento Avançada monitora atividades clientes como impressão, fax e e-mail de documentos e cria um registro das atividades realizadas. Os administradores e supervisores podem gerar relatórios de eficiência através dos registros da Auditori


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